読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

超ミニ付箋

 

 

■ToDo管理

手帳に付箋を挟んでおいて、ToDoができた時にこれに書き込んで手帳に張っておく、というToDo管理をされている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じない方のために、簡単に紹介すると

 ・小さめな付箋を数十枚手帳に貼り付けておく
 ・何かやるべきことを思いついたら、その付箋に書き込んで、手帳に作ったToDoのページに貼り付ける。
 ・ときどきToDoのページを確認して、順次実行していく
 ・完了したら付箋を取り外してゴミ箱へ

というものです。

■私事のToDo管理

以前の記事にも書きましたが、会社ではアウトルックが標準ソフトで、それ以外のツールは原則使わせてもらえません。もちろん、勝手にインストールすることは自由にできるのですが、クラウドにアクセスするようなものは禁止(規則でではなく、実際に通信が遮断されてます)。

このルールでもアウトルックのToDo管理は結構秀逸なので、別に不便には感じてません。

ただ、問題があるのは私事のスケジュール。
自宅などの社外では原則アウトルックは使えませんし、スマホや携帯のToDo管理は、入力がすごく面倒くさい(若い人はそうでもないかもしれませんが)。

それに、私事のToDo管理は、100件もあるわけではなく、多くて数十件ですので、大層なソフトを使うほどのこともなく管理できちゃいます。

で、私が使っているのが、上記の付箋方式のToDo管理。

 とってもアナログです

■付箋がでかい

ところが、この付箋。端っこの数ミリの部分にしかのりがついていないので、台紙からはがしてノートに貼ると、端が浮きます。ピラピラしてみっともない。

その上ノート(手帳)のサイズ都の比較で見ると、横に2枚貼れればいいところで、1ページに収まるのは10〜20件。20件も貼ると、すごく邪魔です。

一時期は全面糊の付箋を使ってましたが、よくよく見てみると、付箋に書いているエリア自体が、付箋全体の半分も書いてない。

普段使っているのは45mm×15mmのサイズのものです。これ以上に小さい付箋はあまり見かけません。それでも十分大きい上に端がピラピラして鬱陶しいので、カットして使ってます。

■付箋をカットする

付箋は1冊まるごとを手帳にくっつけようとすると多すぎて厚いので、必要量を取り出して、手帳にくっつけています。この付箋を手帳に移動する時に、長辺をカットします。

私の場合は20mmくらいのところでカットすると、ほぼ真四角な付箋が出来上がります。

このサイズだと、文字数で20〜30文字程度が書き込めます。

ちょっとしたToDoであればこれで十分。

これだと全体の半分以上は糊面になるので、付箋が浮き上がったりしません。そのうえ、1ページにたくさん貼れるので、一覧性がすごくいい。

■手帳には複数の大きさの付箋を

ただ、たくさん書きたい場合も出てきますので、手帳の裏側には複数のサイズの付箋がついてます。
いま、私の手帳には

 ・15x20 上記のカットしたもの
 ・15x40 小型付箋のカットしてないもの
 ・25x75 普通の付箋
 ・75x75 大判の付箋
 ・75x50 大判の付箋をカットして手帳の幅の半分サイズにしたもの

が1ページにジグソーパズルみたいに組み合わせてくっつけてあります。
書きこむ量によって使い分けてます。

◆このテーマのおすすめ図書


西村晃の「ポスト・イット」仕事革命実践編―手帳術、企画術、スピーチ術、文章術の驚くべき方法!!

プレイングマネジャーの戦略ノート術―――膨大な仕事量とコミュニケーション不足を解消する35の方法

結果がすぐに出る“仕組み”をつくる!仕事の整理術

描きながら考える力~TheDoodleRevolution~

超付箋法

仕事がもっとうまくいく!たった3行のシンプル手紙術

 

 

■同じテーマの記事

オフラインモードで内面刺激を受ける

スマホや携帯電話はとても便利なものです。それどころか仕事をする上でも、自己啓発などでもいまでは必須のツールになっています。一方で、よくよく振り返ってみると、外から入ってくる情報や指示に振り回されているような感覚もあります。オフラインモード私は月に1度はオフラインモードの日をもうけてます。この日は、朝からスマホやネットに繋いだ PC の電源は全部 OFF。といっても、終日ではありません。イスラム教で言う「ラマダン」みたいなもの。..

会話のトレーニングをする

初対面の人といきなり話し始めて話が弾む人っていますよね。人見知りで口べたな私からみると羨ましい限り。最初の話題の選択肢なにが難しいって、最初の話題がもっとも難しいです。たとえば異業種交流会などのオフ会で、全く初対面の人と食事を一緒にするハメになると、もうひたすらビールを飲んでる。ただひたすら沈黙と食器の音だけ…。ところが同じ席に、話の上手い人がいると全然違います。いきなりサッカーの話題で盛り上がったり、会社の雰囲気の話になった..

アクセスポイント履歴を削除する

いろいろなところで、無料の WiFi アクセスが提供されるようになりました。過去にどのくらいのアクセスポイントに接続したことがあるでしょうか?勝手に接続される私は基本的に無料の WiFi は使わないようにしています。だれがどんなウイルスに侵されているかわからないところに、自分のデバイスがつながって、2次感染をするのを避けるためです。特に海外に行ったときの空港はフリーWiFiがありますが、ここは結構恐ろしいです。ただ、どうしても必要な場合もありますので、全く使わないと..

バッグインバッグを利用する

通勤にはリュックサックを利用してます。そのほうが両手があいて便利なのと、前に抱えるとそのまま肘掛けにできるので、電車の中で立って本を読むのに便利なんですよ。ただ、出張時や別会社へ行く時などはスーツにリュックサックというのも変なので、ビジネスバッグやスーツケースを利用してます。荷物の詰替えしかし、バッグを変えると、普段使っているものを入れ忘れたり、前日に詰め替えが必要になって意外と面倒です。そこで、重要なものや普段使うものは、バ..

読書のアウトプットの増やし方

「インプットをしたらアウトプットしないといけない」過去記事でもこういうことを書いていますし、多くのビジネス書にも書いてあります。おそらく何かに習熟するためには普遍的に必用なことかと思いますが、ビジネス書などに取り上げられているのは、たとえば、「本を読んだら読書感想文を書きなさい」とか「人に教えなさい」とか、結構ハードルが高いことが書かれてます。私も本を読んだら、殆どの場合は読書記録(感想文ではない!)を書いてますし、本ブログに自分のコメントを付けて公開したりしてます。..

中華タブレットでマルチタスクシステムを構築する

過去記事で何度か書きましたが、現在運用しているPCは7台あります。そのうち2台ほどが、いわゆる「中華タブレット」です。何をさせているかというと、このブログのメルマガの送信やら、記事の更新、ネットから必要な情報のダウンロードなどをさせてます。あとの幾つかの古い PC はちょっと大きなデータの解析用とデータサーバ。マルチタスクシステム以前の記事PCは複数台運用をすると効率が上がるマルチウィンドウで書いたように、1台の高性能 PC よりも、2〜3台の低性能 PC のほ..

ポストイット(付箋)はあらかじめ貼っておく

なにかやるべきことを忘れないように、ToDo を付箋紙に書いて、ノートに貼り付けている人はこんな方法はどうでしょう?ポストイットをあらかじめ貼っておくところで、ポストイットをいつも持ち歩くことはなかなか大変です。必要なときに限ってポストイットを持っていないという「マーフィーの怯則」が発生しやすいツールです。いろいろ試行錯誤した結果、「これだ!」という方法を 2 つ見つけました。ひとつは..

TimeHacks:ToDoリストの管理方法

ちょっと書籍『TIME HACKS!』から拾った ToDo(タスク) リストの管理方法をご紹介。待ち受け画面にToDoを表示するいつも目に留まるように、机の前に TODo リストを遣いておくことをオススメしましたが、人によっては「もっと目に留まるところがあるじゃないか」と思われるかもしれません。それは、携帯電話の待ち受け画面。携帯電話は、とくにメールを頻繁にやり取りする人にとって..

デスクトップ付箋は大判の付箋を使う

過去記事デスクトップ付箋再びデスクトップ付箋でご紹介しました「デスクトップ付箋」、個人的にはとても気に入っている仕事のツールです。付箋はPCのソフトではなく、物理的な付箋です。これを、養生テープを丸めて、机の面と付箋両方にくっつくようにして机に貼り付けてます。最初は付箋の粘着力だけで机に貼り付けてましたが、机の表面が平らだとまだいいのですが、ザラザラしているとすぐに剥がれてしまいます。紙を押さえずに書いていると、付箋が動いてしまうので、もっと強力に、でも剥がした時..

作ったメモをムダにしないために

私は基本、面倒くさがりです。「何かするなら楽してやりたい」というのが基本スタンス。一度考えたことは二度、同じことを考えるのはいやだし、一度聞いたことをもう一度聞きに行くのも面倒この上ない。だから、結構「メモ魔」です。メモは書くことよりもまとめることが大事とにかく誰かと話した時に、気になることがあったらメモします。何か思いついたらすぐにメモ。このため、メモ帳は相当の量使ってました。しかし、メモが一日に20件も30件もたまると、後で探すのは非常に面倒です。もちろん、メモ..

紙と鉛筆は湯水のごとくつかう

なにかの資料やレポートを作るときに、どんな手順で資料を作ってますか?最初はデータ集めからかも知れませんが、私はまず、あらすじをノートに書くことにしてます。資料の作成ステップを理解する資料は通常はこんなステップで作成します。主張したいことを決める↓構想を練る(必要な論拠を考える)↓骨格を決める(ストーリーを作る)↓肉付けをする(論拠で必要な情報を抽出する)↓必要な情報を集める↓推敲する(論理の整合..