読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

メモとノートをデジタル化する

メモ

 


会社でいろんな人のメモの取り方を見ていると、7割近くがA4のノート(事務用品として常にストックが有る)に取る人、2割が小さなメモ帳(大きめな付箋も含む)に取る人、残りがその他の方法でやっている人という感じでしょうか。あなたの周囲はどうでしょう?

■メリットとデメリット

ノートにメモ取る人のメリットは、書く面積が広いことでしょう。
私も以前はノート派だったのですが、書く面積が広いと、大きな文字で書きなぐったり、2つの発言などの相関を線でつないだりして図解できることと、全部つながっているので、メモが亡くならないことでしょうか。

逆にデメリットは、かさばって「いつでもどこでも」というわけには行かないことですね。
もう一つのデメリットが、時系列でないと読めないことです。
つまり、ページ順が固定されてしまっているので、複数のページにわかれたメモをまとめてみることはできません。

逆にメモ帳のメリットは、小さいのでどこにでも持ち歩ける。必要なときにすぐ取り出せるというところでしょう。
私の場合、メモ帳が簡単にちぎれるようになっているので、1枚1枚がばらばらになる代わりに、複数のメモをつなげて見ることができます。

■ノートのメモの最大の弱点

ノートにメモをとる場合の最大の弱点は、ここにあります。

つまり、ひとつの話題が、時系列的に連続していない場合、これをカタマリとしてみることができないんです。
この対策として、ある本には

 メモをとるときは、後で追記できるように空白を多くいれること

というコツが書いてありました。しかし、この後どのくらいその話がされるのかわからないのに、適切に空白をあけることなんてできません。
余裕が有るようにと考えれば、1件一葉(ページ)で書けば、あっという間にノートなんてなくなってしまいます。

一時間程度の会議であっても、問題は同じです。話題があっちに行ったりこっちに行ったりすれば、整理してメモをとるなんて言うのは無理です。

ですので、過去の記事でも何度か触れていますが、

 メモは整理してとろうとしてはいけない

という結論に達しています。

時系列に流れていく時間を追いかけるためには、その流れのままメモをとるのが大切なのです。
逆に思考を整理するためには、時系列を無視して、「情報を収集する」という作業が必要なので、分散した情報を一箇所にまとめることができるノートのほうが便利なわけです。

毎日ひとつのプロジェクトがちょっとずつ進んでいくことなんてありえません。
いろんなプロジェクトが大きく進展したり、トラブって逆戻りしたりしながら日々仕事をしているのに、プロジェクトの経緯をリアルタイムにまとめることなんて不可能です。何かを考えるにしても、思考はあちこちに飛びます。それを順序が操作できないノートにまとめようとすること自体が無謀だと考えています。

■メモ帳をデジタル化する

デジタル化するときも全く同じ。

情報を捉える作業をするときには、「素早く」「簡単に」「あるがまま」捉えられるツールがいいです。

 メモ帳アプリも使う

でご紹介したスマホのツールなどを使って、殴り書きでどんどん記録できるようにしましょう。A6のリングノートも相変わらず愛用してます。

ポイントは、

 ・1件一葉で書いて、かき捨てても惜しくない程度のコストであること
 ・即座に書き始められること
 ・書く作業にストレスがないこと

です。そういう意味で、スマホタブレット手書きメモ帳アプリはやたら便利なわけですね。

■ノートをデジタル化する

情報を整理するときには、これらを机(PCのデスクトップでも)に広げつつ、ノート(電子情報なら、EvernoteOneNote)に関連情報とセットにしながらまとめましょう。

ここで、デジタル(電子情報)のノートのメリットは、大きさに物理的な制約がないことです。
つまり、書くことがあるだけ無限大に1ページを広げられます。物理的なノートならそうは行きません。MAXでもA3がいいとこでしょう。

ノートのポイントは

 ・1つの見開きで多くの情報が載せられること
 ・相関関係や依存関係が表現できること(図解)
 ・多数の色を使って、豊かな表現ができること
 ・繰り返し追加削除がし易いこと

です。

実際以前ご紹介したように、EvernoteOneNote、MaindMap などのツールが、最近の私の主な記録媒体になってます。
もちろん、手書きも使っています。やっぱり、絵を書くのは紙とペンが一番直感的なので。

ただ、最終的にはそれをスキャンして、OneNote に貼り付けて、その後の追記などはそこにやるようになったので、最近は紙のノートの消費量がすごく少なくなりました。1ヶ月に10ページも使いません。以前は1〜2ヶ月でノート(80枚)をを使いきっていたので、激減といっていいかと。

◆このテーマのおすすめ図書


mizutamaさんのお絵描き大百科

図解百戦百勝のメモ術・ノート術―仕事、年収、昇格…人生は「書きグセ」で決まる!

99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ

上司は「メモ」で仕事をすすめなさい―最強のチームをつくる高井流指示システム

こいつできる!と思われるいまどきの「段取り」

「ひらめく人」の思考のコツ大全

 

 

■同じテーマの記事

捨てるって気持ちいい

過去記事で、整理整頓については何度か書いていますし、仕事のポイントを書いた記事や書籍でも重要だと書かれています。本日ご紹介する『めんどくさがりでもうまくいく時間術』でも書かれていますが、すごくわかり易い文章だったのでちょっとご紹介。"めんどくさがり"と "整理できない" のシンクロ率はものすごい高さです。おおざっばで雑な人は、自分の部屋、会社のデスク、 PC のデスクトップもモノ..

ミスを連発してしまったときの対処方法

仕事をしていれば、何かしらのミスは起きます。一番落ち込むのは、同じようなミスを連発してしまったときですね。「あ〜、もう!オレのバカ!」ってがっくり来ます。たとえば、メールの宛先を「杉山さん」に送るつもりが、「杉本さん」に送ってしまった。「やばい!」と思って送り直したら、今度は「杉木さん」に送ってしまったとか。こういうのがあると、本当に「イラッ」とします。キーボードに八つ当たりしたくなる(実際、してたりしますが)。..

オフラインモードで内面刺激を受ける

スマホや携帯電話はとても便利なものです。それどころか仕事をする上でも、自己啓発などでもいまでは必須のツールになっています。一方で、よくよく振り返ってみると、外から入ってくる情報や指示に振り回されているような感覚もあります。オフラインモード私は月に1度はオフラインモードの日をもうけてます。この日は、朝からスマホやネットに繋いだ PC の電源は全部 OFF。といっても、終日ではありません。イスラム教で言う「ラマダン」みたいなもの。..

会話のトレーニングをする

初対面の人といきなり話し始めて話が弾む人っていますよね。人見知りで口べたな私からみると羨ましい限り。最初の話題の選択肢なにが難しいって、最初の話題がもっとも難しいです。たとえば異業種交流会などのオフ会で、全く初対面の人と食事を一緒にするハメになると、もうひたすらビールを飲んでる。ただひたすら沈黙と食器の音だけ…。ところが同じ席に、話の上手い人がいると全然違います。いきなりサッカーの話題で盛り上がったり、会社の雰囲気の話になった..

それでも紙のノートは手放せない―オススメのノート5選

いろいろデジタル化してきて、随分出番が減ってしまいましたが、それでもやっぱり紙のノートはなくなりません。あの使い心地やぱっと出して必要な事項を詰め込めるスピード感はまだまだ PC やスマホでは実現できません。私の普段使いノートは マイノートの作成 でご紹介した百均のキャンパスノートを加工したものですが、他の会社の人との打ち合わせなど公式の場に持っていくのは、モレスキンだったりします。ほかにかなりもいろいろ試しました。その中から、「最強のノート」だと思うノートをご紹介し..

ウインドウを閉じる操作を素早くする

Windows でウインドウを閉じるときに、右上の×ボタンを押して閉じてますか?まぁ、その直前にマウスを操作していたのであれば、ついでにマウスでこの×ボタンをクリック、というのも理にかなってますが、キーボード操作のほうが実は素早くできます。たぶん、多くの人がこのキーの存在は知っているでしょう。ALT+F4※ALT キーを押しながら W キーを押すこれを押すと現在アクティブなウインドウを閉じてくれます。もちろん、編集中のファイルはちゃんと保存してから。※過去にひとつ..

Excel でハイパーリンクを挿入する簡単ワザ

インターネットで、ある単語や画像、アイコンをクリックすると、別の Web が開いて、それについてより詳しい情報が表示されたりします。これをハイパーリンクというのですが、御存知の通り、この機能は Web だけの話ではなくて、Excel や Word, PowerPoint でも使えます。ハイパーリンクExcel のあるセルにハイパーリンクの機能を持たせるには、対象のセルを右クリックし、「ハイパーリンク(I)」というメニューをクリックします。これを一発でやる方法がありま..

記憶術:ガムを噛むと記憶力がよくなる

個人的な趣味ですが、けっこう歯ごたえのある食べ物が好きです。まぁ、だれかに言われたからそうしているわけではなくて、単に好きというだけですが、スルメやタコ、ジャーキー、かんぴょう、レンコン、餅といったもの。そのおかげでなのか知らないですが、過去歯医者にかかったのは中学生のときに一度あっただけで、それ以外はまったくなし。歯だけは健康優良児です。この「物をよく噛む」という習慣は、歯にいいだけではなく、記憶力にも影響しているというのが、..

ワンタッチでスクリーンショットを取る方法

私のブログでは面倒なのでほとんど画像を使ってませんが、プレゼン資料やアプリの取扱説明書を作るときに必須なのがスクリーンショットスクリーンショットが取りたいときに、スクリーンショットを取るアプリを使って見える方も少なくないかと。でも、これ Windows の標準機能だけでできるんですよね。専用アプリを使ったときみたいに多彩に、という訳にはいきませんが。PrintScreenキーボードをちょっと見てください。殆ど使わないキーが幾つかありますよね。そのひとつが Prin..

バッグインバッグを利用する

通勤にはリュックサックを利用してます。そのほうが両手があいて便利なのと、前に抱えるとそのまま肘掛けにできるので、電車の中で立って本を読むのに便利なんですよ。ただ、出張時や別会社へ行く時などはスーツにリュックサックというのも変なので、ビジネスバッグやスーツケースを利用してます。荷物の詰替えしかし、バッグを変えると、普段使っているものを入れ忘れたり、前日に詰め替えが必要になって意外と面倒です。そこで、重要なものや普段使うものは、バ..

クラウドノートは移動させて使う

以前の記事 OneNoteEvernoteOneNoteに集約 に書いたように Evernote を卒業してしまいましたが、この使い方は引き継いで OneNote でも使ってます。ステップファイルを流用するノートの各ページは、紙のノートだとルーズリーフ式のものを使わない限り移動させることはできませんし、ルーズリーフでも取り外したり順番を入れ替えたりするのは結構てます。一方で、クラウド上のノートアプリを使うと、特定のページを..