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仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

メールの返信テンプレートを作る

 


メールにいつも書いている文章って、多分ありますよね。

私の場合、

★――――――――――――――――――――――――――
○○○さん   △△(私の名前)です。

いつもありがとうございます。
   :
   :
   :
   
よろしくお願いします。
――――――――――――――――――――――――――★



基本パターンはこんなかんじですが、返信内容によっていろいろ異なりますし、相手によっても

★――――――――――――――――――――――――――
○○○さん   △△(私の名前)です。

返信ありがとうございます。
   :
   :
   :
   
よろしくお願いします。
――――――――――――――――――――――――――★



とか

★――――――――――――――――――――――――――
○○○(相手の役職)

お世話になります。
○○部の△△(私の名前)です。

   :
   :
   :
   
よろしくお願いします。
――――――――――――――――――――――――――★



とか、

★――――――――――――――――――――――――――
▲▲▲株式会社
○○○(相手の役職)
 ○○○(相手の名前)様

お世話になります。
○○株式会社○○部の△△(私の名前)です。
   :
   :
   :
   
よろしくお願いします。
――――――――――――――――――――――――――★



★――――――――――――――――――――――――――
○○さん

下記、了解しました。
――――――――――――――――――――――――――★



なんていうパターンも有ります。

ところがメールソフトのテンプレート機能は、すごく単純で、

 ・返信するとき
 ・転送するとき
 ・新規作成するとき

の3パターンしかない場合がほとんど。これでは足らない!

ということで、クリップボードツール(私は ArtTips を愛用してます)に、これらのテンプレートを登録しておき、必要毎に呼び出して自動的に追記するようにしています。

これで、メールの本体だけ入力すれば、すぐに送信できます。

■43folders.comから

以下、同じようにパターンを作っておこう、という記事です。

 ・お礼をいうパターン
 ・よくある質問のパターン
 ・管理者への報告パターン
 ・質問に「このリンクに書いてあるよ」と答える
 ・質問する「この情報まだ必要ですか?」
 ・知らない「ゴメン、分からない」
 ・削除キー

詳細は

 Inbox Zero: Five sneaky email cheats

をご覧ください。

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