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仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

マニュアル・テンプレート・データベースで仕事は10倍早くなる

 


仕事を早くするポイントは

 ・マニュアル化
 ・テンプレート
 ・データベース

です。

表題の「10倍早くなる」は大げさと思われた方も見えるかもしれませんが、実際仕事ができる人に任せた場合と、そうでない人の差はその程度は軽く違います。

もちろん、考える速度や習熟もあるのですが、きちんと整備されていれば、これだけで10倍は違うというのが経験的な数値。

■マニュアル化

その仕事をどのようにやればいいか、どこに注意するべきかをきちんと文章にしてみてください。
意外とできないひとが多いです。

その人がその仕事をやれないならマニュアル化はできませんが、ある程度やり慣れている人でも「マニュアル化をしてくれ」というと、紆余曲折・七転八倒の人が結構います。

理由は、その都度判断を入れているので、パターンが見えてないんですよ。

これは業務系のソフトを作ったことがあるとわかりますが、

 ある処理をする
 次の処理のために何らかの条件判断をする
 条件判断の結果で次の処理の事前処理をする
 次の処理をする

みたいなパターンで、この「条件判断」にいろいろな条件や判断があるためです。

たとえば、一定期間の業務時間を集計しようとすると、Excel に縦に所要時間を毎日つけますよね。
その後に、最後の行に =Sum(A1:A10) みたいに計算式を入れるわけです。

しかし、下手な人が考えると、「10日分の合計をする」と固定して書くと、11日になった時に対応できません。

なので、そこを「データの個数は毎回違う」というところで、固定したマニュアルにはできなくなっちゃうんです。

 「いつもそれぞれの場合に合わせてやっているので、決まったパターンにはできません」

みたいな発言になります。

これを、変数は変数、処理は処理として分離できる人はちゃんとマニュアルを書けます。

マニュアルがかければ、いつもやることは同じで、入力データの違いだけになるので、淡々と処理していけば完了します
それを「次は何をするんだったっけ?」と考えていると、作業の速度は極端に遅くなります

■テンプレート

Officeなどで、「テンプレート集」を配布しているサイトがありますよね。

ああいうのを活用すると、作業は格段に早くなります。データだけを入れれば綺麗なレポートを作ってくれるので、出来上がりの品質もあがります。

ただ、業務においては固有の部分も多いので、過去に作ったレポートや資料を流用するようにすれば、会社や部門、あるいは個人のオリジナリティを活かしたままで、整形・修飾などの作業を省略することができるようになります。

あらゆる仕事で、過去に作ったものを流用できるようにテンプレート化していくと、仕事は早く出来るようになります。

■データベース

自分の頭のなかにあることというのは、自由に出せればいいのですが、すぐに思い出せなかったり、ど忘れします。

なので、過去に調べたこと、考えたこと、言われたことなどはデータベースにしておくと、活用できるようになります。
もちろん、そのデータベースにある事自体を思い出さなければ使えませんが、引っかかりさえすれば、知識を高速かつ大量に保有できるようになります。

PCのデータベースを使う必要はなく、ノートでもいいですし、手帳でもいいです。

PC であれば、アイディアプロセッサや OneNoteevernote などが役に立ちます。

いくら、インターネットを探せばいつでも探せる時代になったとはいえ、やっぱり自分にあった情報というのは、自分専用のデータベースよりもインターネットのほうが情報濃度が薄まります。まずは自分の手元を検索してみる、それでダメならグーグル君に聞いてみるという流れのほうが効率がいいです。

三種の神器

これらの三種の神器を使いこなせれば、経験的には処理速度 10 倍は軽いです。

ただし、これを作るためのノウハウの勉強や作る作業自体は簡単ではありません。できない人にはどれだけ言ってもできないし。
ハードルはそれなりにあります。

実は技術者でも、メカ・ハード系の技術者よりも、ソフト系の技術者のほうがこういう考え方に慣れています。
マニュアル化のところでちょっとだけ例を出しましたが、現実問題の解決手順をコンピュータに教えるためには、この3つができないとプログラムは開発できないんです。

つまり、いつもこういう考え方を仕事でしているので訓練されてるんですね。

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