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仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

できる人の要約力

 


最近週イチ恒例になりました、私が感動したビジネス書の紹介。

本日は

 できる人の要約力
 本間正人

です。

仕事が出来る人というのは、私の知る限り、要約することが得意です。
相手の言ったことのエッセンスを読み取り、それにたいして正確な対応ができます。

要約の技術はビジネスマンにとって絶対に必要なスキルだと思います。

要約するということは、学校でも習いますが、学校では

 どうやったらうまく要約できるか

という点についてはあまり教えてくれませんでした(自分の経験なので今は違うのかもしれませんが)。学校では、要約をさせて、それが「いい」か「わるい」かを判断しているだけ。

 何回もやっていればうまくなる

という、まったく前時代的なやり方しかやられてないように感じます。

要約力は技術力です。それには一定のやり方があります。

本書はそのやり方を事例を交えながらきちんと教えてくれる一冊です。
これは、事例を自分で実際にやってみて、その際にどのような点に気をつけるべきかを学びながら、繰り返し読み返したい本です。

■目次

第1章 基本ケースで要約のテクニックを理解する
 全体像から説明するテクニック
  華麗?なる一族
 全体像を要約し分けるテクニック
  魅力的な部屋はどちら? ほか)
第2章 基本の流れと原則を押さえておこう
 全体をつかむ
 文章の構造がどうなっているかを考える
第3章 応用ケースでさらに要約力アップ
 抽象度を上げるテクニック
  プリンタが壊れたんだよ!
 事実と主観を切り分けるテクニック
   ラーニング商事議事録
第4章 要約力を伸ばすための実践ヒント
 要約力をつけるメリットは?
 要約が苦手な人の6つのパターン

■要約

要約の進め方は

 ステージ1  全体をつかむ
  原則1 全体像を把握する
  原則2 全体から細部へ
 ステージ2  文章の構造がどうなっているかを考える
  原則3 段落分けをする
  原則4 段落ごとに見出しをつける
  原則5 主語と述語を見つけ出す
  原則6 結論以外の部分を構造化する
  原則7 事実と主観を分けて考える
 ステージ3  目的を確かめて重要な部分を選別する
  原則8 要約の基準・目的を明確にする
  原則9 重要な部分を選別し、優先順位をつける
  原則10 キーワードを見つける
 ステージ4  残す部分を考えながら抽象度を上げる
  原則11 情報をまとめて抽象化する
  原則12 残すべき共体的な部分も考え
 ステージ5  まぎれ・誤解のない形に仕上げる
  原則13 まず結論から伝える
  原則14 全体像から説明する
  原則15 キーワードを組み立てる
  原則16 読み手に役立つようにカスタマイズする

である。

これらができるようになることによって、
 ・仕事の効率が上がる
 ・顧客対応能力が上がる
 ・コミュニケーション能力が上がる
などのメリットがある。

要約力を上げるためのトレーニングは
 ・日記をつける
 ・ノートを取る
 ・ラブレターを書く
 ・要約文を書いて人に見てもらう
 ・スピーチを考える
 ・報連相に活かす
 ・料理番組のレシピを書き取る
 ・写真を撮る
 ・議事録係を引き受ける
 ・宴会の注文係を引き受ける
 ・人の話し方を参考にする
をすると良い。
ここで、直接文章に関係ない「写真を撮る」というものが入っている。写真は撮りたい被写体を真ん中において単純に取るだけではなく、そのバックになるものとの位置関係によって、何をどのように訴えたいのかによってフレーミングを変えなければならない。このフレーミングが書く力に強く影響するのだ。


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■■キーポイント★p80−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
押さえておきたい要約の進め方
 stage 1. 全体をつかむ
 stage 2. 文章の構造がどうなっているかを考える思
 stage 3. 目的を確かめて重要な部分を選別する
 stage 4. 残す部分を考えながら抽象度を上げる
 stage 5. まぎれ・誤解のない形に仕上げる
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★


★P113−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
要約力をつけるポイント4
 残す部分を考えながら抽象度を上げる
  ・短い言葉で伝えるためには抽象度を上げる
  ・抽象度を上げる言葉を活用する
  ・重要な情報はそのまま省略せずに反映させることも必要
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−★

★P121−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
読んだ人の参考になる文か、 5 つのボイントをチ工ックしよう
 チ工ック 1 何が言いたい文なのか、よくわかりますか?
 チェック 2 キーワートは入一 J ていますカ?
 チ工ック 3 結論がはっきりわかりますか?
 チェック 4 入っている情朝は正補てすか?
 チ工ック 5 読んだ人の参考になりますか?
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できる人の要約力

できる人の要約力
著者:本間正人
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