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仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

締め切りをつくる

時間術

 


あなたの手元にToDoリストはありますか?

多くの人が仕事術を勉強し始めると、まず最初にやるのがToDoリストを作ることですね。
でも、多くの人が挫折します。

私も過去に何度挫折したことか。

■TODOリストの罠

TODOリストでうまくいかない理由が、私の場合は

 ・ToDoが減らない(残り続けるものができる)
 ・書いてないことがある

という場合が多かったようです。

多くの本で、複数のToDoリストを作ってはいけないとか、「ポケット1つの原則(『超仕事法』)」などに影響されて、ひとつのリストにたくさんのタスクを書くので、そのうち幾つかが、「まぁあとでもいいや」と先延ばしされ、延々と残り続けるという状態になります。

で何年か前に「はた」と気が付きました。

 先送りするToDoは「やりたいこと」なんだ。

つまり、「やりたいこと」というのは「やらなくてもいいこと」なので、「今日はちょっと気乗りがしないな」でやらない。次の日も「今日はちょっと…」でやらない。延々とこの繰り返しで、最終的には見るのも嫌になっちゃう。

ある本(出典失念)によるとToDoには

 ・MUSTリスト
 ・WANTリスト

があるそうです。

つまり、上司から言われた「××までに、これやっといてね」は、MUSTです。誰かと約束したこともMUST。でも、「机の上を整理する」というのはWANTで、別にやらなくてもたいして問題にはなりません(それが「たいした」問題なのですが)。

で、そうすると、それがいつまでも残ってしまって、そのうちにリストを見るのも嫌になる、と。

■今日が締切り

これも多くのビジネス書で書かれていることですが、大切なのは締め切り

でも、ToDoリストに追加するときには、さっと入力したいので、とりあえず

 リストにタイトルを書いておく

だけになりがちです。
私の場合も、思いついた時にさっさと書いておいて、今している仕事に戻るので、締め切りは入力しません。でもそうすると、

 締め切りのないタスクは、いつでもいい

になってしまって、永久にやらない事になるのです。

ですので、簡単に締め切りが入力できるようにしてます。

方法は単純で

 タスクリストの作成時に何も入力しければ今日が締切りになる

ように設定しておくだけです。

大抵のアプリの場合、締切りを過ぎると、そのタスクは目立つようになってます。

目立つとどうしても気になるので、

 ・すぐやる
 ・いつやるかを決める
 ・やらないことにする

の3択にすることができます。

この時が WANT になっているものを MUST に変身させるチャンスなんですね。

「やらなくてもいいかも」と思えたらさっさと消してしまいましょう。
もし本当にやる必要があるなら、また思い出しますって。

■日次レビューで本当の締切りを考える

GTDでは毎日、仕事の終わりに今日の成果をチェックすることを推奨してます。
これはすごく効果があります。

日次レビューですべきことは

 ・今日完了したNextActionを消す
 ・処理ステップを実行する

ということなのですが、ここで、

 本当の期限をつける

をするわけです。そのためにも、今日発生したタスクは今日を期限にしておくと、処理ステップのリストに上がってきます。

期限が書いてないタスクには、忘備録も含まれているので、このグループに入れてしまうと見落としをします。期限が必要ないもの(忘備録)は明示的に設定しない限りできないようにしておくと間違いが起きません。

 

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