読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

活動ログの蓄積

 


ようやくEvernoteを使い始めました。
といっても、会社ではセキュリティポリシーに引っかかって使えませんので、自宅で「ちょっとだけ」状態です。相変わらず、自分の活動記録はGmailが主役。

■なんでも登録

ちょっとWebブラウジングしていて、気になったページがあれば、「あとでメール」を使って、WebページごとGmailに送ってしまいます。
1日の日誌も会社からGmail送信

とにかくなんでもGmailに入れておきます。

■自動でラベル付け

ただ、いちいちラベルをつけるのは面倒なので、Subject(メールの表題)に特定のキーワードを入れるようにしてます。
たとえば、

 ・なにかのヒントなら[コ技]
 ・何かの資料に使えそうなら「あとで」
 ・行動記録なら[私誌][業誌]
 ・思いついた次のタスクなら[業予]
 ・読書感想文なら[読記]

なるべく、普通に使わないようなキーワードを決めて、これを日本語変換(IME)に辞書として登録しておき、これをSubjectに使います。わざわざIMEに登録しておくのは、キーワードを間違えないためです。

それで、Gmail側では、フィルタ処理で、このキーワードを含むものには、自動的にラベルをつけるようにしています。こうしておけば、後でラベルをつけて整理する手間がないわけです。

■記録で大切なこと

おそらく、すでに行動記録をとって見える方も多いのではないかと思いますが、Evernoteや私のGmailの行動記録のようなシステムを使う上で、大切なことがひとつ。

よく、雑誌やWeb上でのブログなどでも、「何か勘違いしているような…」という記事を見かけることがあります。それは、こういったログツールを、

  すごい便利なスクラップブックって認識している人が多い

ような気がします。

つまり、単なる事実の保存のためだけに使うものだと勘違いしている。
だから、新聞のスクラップの代わりに、新聞記事をスキャナで取り込んで、Evernoteに入れてしまおう、という論調の文章が出来上がってます。

あるいは、街角で気になったものは、写真にとってEvernoteに登録する、みたいな使い方になります。まぁ、EvernoteGoogle提灯記事ならそれで十分かも、とおもいますが、実際にそれが役に立つかというと、大いに疑問です。

私と同じ感想を持っている方も見えるようで、あるブログには、アニメ「攻殻機動隊」のセリフ

 「コンピューターの普及が記憶の外部化を可能にした時、あなたたちはその意味を、もっと真剣に考えるべきだった」

を引用して、

 「情報整理」という部分は、通過点に過ぎないのです。

と書いてありました。

全くその通り。

単なる脳の外部記憶で、大量のデータを蓄積出来るだけなら、Evernoteなんていらないです。
あとでそれを見なおして、何かするということなんてまずありませんから。

雑誌の記事や、街角の写真などは、それ自体は意味を持ちません。
意味を持っているのは、それを見た人間=あなた、なのです。

だから、スマホのアプリにあるような、写真をとったら、自動的にEvernoteに上がる、なんていうアプリも全く無意味です。

 あなたが、どう思ったかをコメントする

ことがされていなければ、別にそのデータはあなたにとって意味のないものではないでしょうか。
自分はそう考えて、保存データには原則すべて、コメントを入れてます。

 ・へー。そうなんだ。
 ・ここの右隅に面白いものが写ってる!!!

だけでも十分。

以前の記事で、日誌に所感を書くと書きました。
事実ではなく、自分の個人的感想です。

それがあって初めて、記録として意味のあるものになるのではないでしょうか。

■今日のヒントのまとめ

 ◆Gmailで保存ル時には、Subjectで自動的にラベルをつけるようにする
 ◆事実を保存するときには、コメント・所感を追加しておく

 

■同じテーマの記事

置くべきところに置くと失せ物がない

私個人の場合、年に1,2回くらいは携帯を忘れて会社に行くことがあります。たいていは、夜充電をして、朝出勤時にカバンに入れ忘れる、というのが私のいつものパターン。会社について、カバンから携帯を取り出そうとした時点で、いつも入れているカバンのポケットにない!、「あちゃ〜、忘れてきた…」と。一方、私の家内はというと、出かける前に携帯を持っていないことに気がつけば、「携帯がない〜」と言いながら家中探し回って、出かける時間がどんどん遅れていくということがあります。出かける前に気..

メモ帳の消費量を測定する

1ヶ月にどのくらいメモ帳を消費してますか?私は最近はメモ帳ではなく付箋紙を使っていますが、よく百均で買うので、この半年で購入したメモ帳用付箋紙の数を数えてみました(お小遣い帳で…)。結果は、11冊。1冊200枚なので、1ヶ月平均で約360枚、1日平均で約12枚のメモを書いたことになります。実は昔はもっと多かったです。これは最近デジタルのメモ帳(Google Keepです)を使うようになったためでした。ヒラメキはとにかく書く私は大抵ポケットにメモとノートを入れてます。..

紙の辞書を使う

いまどき英語にしても科学的な単語にしても、知らないことはネットで検索すればたいていはなんとかなります。私も Google くんにはかなりお世話になってます。1日たりとも何かを探さない日はありません。とくに知らない単語を探すのにはこれが非常に便利。一方で、不都合があります。あまりにも合理的にできているため、セレンディピティ(偶然に有益なことを見つけること)がないんですよ。紙の辞書や辞典には余計な発見がある逆に、紙の辞書や辞典を使うと、探すのが結構手間です。単語が発音順..

書類は立てて保管する

デジタル化が進んできて、「書類を見る」という行為も、PC で Word ファイルや PowerPoint ファイルを見ることみたいになりましたが、ウチの会社ではまだ多少は、紙の書類も現役です。たとえば、回覧資料、社会動静をまとめたスクラップブック、提案書(捺印の必要なもの)など。書類を書類棚から探す過去記事で何度か書いてますが、探すという行為は成果にはなんの影響もありません。探した結果だげが成果に結びつきます。したがって、探さ..

仕事の結果はメールで送っておく

「あのファイル、どこに保存したっけ…」よくこんなこがあります。たしか、「このフォルダの下のどっかだったはず」とGrepをかけてみても見つからない。「もしかしてこっちか?」「ダメだ。Cドライブ下を全部スキャンしてみよう…」「もしかして、Grep のキーワードが違っていたか?」「先月、確かに見たよな。でも[最近使ったファイル]には残ってない…」とか、やってもやっても見つからない。..

メモとノートをデジタル化する

会社でいろんな人のメモの取り方を見ていると、7割近くがA4のノート(事務用品として常にストックが有る)に取る人、2割が小さなメモ帳(大きめな付箋も含む)に取る人、残りがその他の方法でやっている人という感じでしょうか。あなたの周囲はどうでしょう?メリットとデメリットノートにメモ取る人のメリットは、書く面積が広いことでしょう。私も以前はノート派だったのですが、書く面積が広いと、大きな文字で書きなぐったり、2つの発言などの相関を線でつないだりして図解できることと、全部つな..

中途面接の印象を良くするコツ:面接官の名前を覚えなさい

時々、中途採用面接の面接官をしています。多分、多くの中途採用面接を受ける方は誤解されているのかもしれませんが、中途採用面接をしている面接官は、人事担当が一人、それ以外は現場の責任者です。新人の採用は人事が専任ですが、中途採用は現場が決定権を持っているのが一般的らしいです(ウチの会社ではそうです)。で、『転職面接必勝法』にそのことがズバリ、書いてありました。転職面接に臨む方が犯..

1年後を想像する

毎日、サラリーマンをしていると、いろいろな問題に悩まされます。これが積み重なると、ストレスでダウンしてしまうなんてことに。これはどのくらいの問題だろうか私は過去、ストレスと過重労働でダウンしたことがあることは、過去記事でも何度かふれましたが、一番大きかったのは、「すぐに解決できそうもない問題」が心理的に大きかったと思ってます。そこで、おやすみしている間にいろんな本を漁って勉強をしたのですが(もちろん、ある程度体調が戻ってから)..

問題が起きたらまず報告

何か問題が起きたら、その問題の大小にかかわらず、必ず上司またはリーダーに報告するべきです。自分だけで解決できると判断できる場合であってもです。「大小にかかわらず」と書いたのは、問題発生時点では問題がどこまで広がるのか、あるいはどの様な関係性があるのかが判断できないことが多いからです。問題報告は迅速が命、とはいえど…問題報告は、スピードが命なのですが、「こういう問題が置きました。どうしましょう」では怒られるだけです。自分なりのアクションアイテムを決めておきましょう。ア..

自己PR文で「思う」な

転職時に自己紹介文を書いたり、入社試験で小論文のある会社もあるみたいです。私は部下のレポートを読んでいて、本書にあるような点が時々気になることがあります。「思う」が多すぎる学生の作文によく出てくる語の一つは「思う」である。これを安易に使って、文章の底を浅くしてしまっている作文は少なくない。客観的事実や当然の帰結に「思う」をつける必要はないし、意見・考え・趣味が分かれ..

コマンドプロンプトを使う

前回の記事、>の続きで、「コマンドプロンプトを便利に使う」方法のご紹介ただし、前回同様、たかがブログ記事ごときで体系的に使い方が理解できるものではありません。やっぱり整理した本を読むのが一番です。Web上でもいろいろ便利な紹介サイトがありますが、やっぱり情報が偏ってしまいます。ちょっとしたリファレンスには便利ですが、初めて取り組むなら全体をちゃんと説明した本を買いましょう。「生兵法は怪我の元」になりかねませんので。コマンドプロンプトを使うコマンドプロンプトはその..