読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

メールはプルシステム2

時間術

 


以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。
このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。

これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。

■メールの処理時間を効率化する

メールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれほど多くはありません。

つまり、読んでも読まなくても結果(自分の成果)に関係ないものに時間を取られるのは、ムダ時間なのですが、

 読まなくてもいいかどうかは読んでみないとわからない

というジレンマがあります。

そこで何とかメールの処理時間を効率化できないかをいろいろ考えてやったのが、

 メールをためないコツ
 メールのGTD?
 メールを2度処理してはいけない
 メール処理のドツボ
 メールの処理

などのテクニックだったのですが、最近さらに進歩させたのでご紹介します。

これをやったことで、メール処理時間は激減。大体1日に1時間以内になりました。

この時間は、最近紹介した

 ManicTime

で測定してます。

こういうので改善効果があったというのがわかるというのはすごく嬉しいですね。

どうやったかというと、メールをプッシュ型からプル型に変えたこと。

簡単に書くと

 ・メールの処理優先順位を機械的に振り分け処理する
 ・その優先順位にしたがって、メールの振り分け処理を手動でする
 ・メールを処理する時間(タイミングと長さ)に制限をつける
 ・機械的にできないものは、相手に機械的に処理できるように依頼する

というやり方です。

ちょっと長文になってしまいましたので、3日にわたってお送りします。
本日はその第2回目をお送りします。

■前に昨日の要約

メールの機械的振り分け処理は、

 ・送信
 ・宛先
 ・重要度・優先度に関するキーワード
 ・プロジェクト
 
などいろいろなシチュエーションを想定しながら、振り分けルールを作って、処理の優先順位に従ったならびになるようにしたフォルダに振り分けます。

次に、メールを処理する時間を決めます。
これをするときには必ず「カウントダウンタイマ」を使って、時間オーバーしないように管理することです。

■時間内にメールを処理する

先に振り分けた順番にメールを処理(振り分け)していきます。

 ・返信が必要なもの
  返信ボタンを押して、草稿箱に入れておきます
  1〜2分で返信が書けるのであれば速攻で返信
 ・調査やアクションをとった後に返信が要るもの
  メールにフラグを立てておきます(タスクリストに追加する)。メール中に期限が書いてあれば、その前日に。
  期限が書いてなければ、作業時間を見積もってそれをスケジュール帳に登録して置きます。
  登録する際には、メールをそのままタスクリストに貼り付けておくと、後で「何をするんだったっけ?」とならなくて便利です。
  メールは「未完了」のフォルダに移動します。
 ・状況観察が必要なもの
  これは部下宛のメールで部下が作業するべきものなどです。これは状況に応じてフォローが必要になります。
  たとえば、部下が1日以上返事をしなかったら、「あのメールちゃんと返事しろよ」と注意するとか。
  このメールは「経過観察」というフォルダに移動します。
 ・自分に直接関係する業務やプロジェクトの連絡
  既読フォルダに放り込んでおきます。
 ・それ以外
  さっさと削除。ほとんどがこのメールのはずなので、私はメールを読むときはいつも「CTRL+D(削除)」に手をおきながらメールを読んでます。

時間が来たらまだ未読があっても処理は中止。
次の機会までメールは読みません。

ここで大事なのは、メールを見た時点でアクションを起こさないこと。

メールを見るときには、「メールを読む」ことだけに集中しないと、作業の目的を見失ってしまいます。
せっかく時間制限までつけたのに、「作業」をしてしまうと、「作業をしてしまったのでちょっと延長…」とか自分に言い訳をして、「だらだらメール処理」に戻ってしまいますので。

 

■関連する記事

時間を測定する

過去記事でも紹介してますが、ドラッカーや様々な時間術の紹介でかならず必須と言われるのが、自分の時間の使い方を記録することです。ところが、これをやってみると、つけ忘れたり、適当に記入したりして、本当に精度は上がりません。昨日、レポートを書くのに、何時間かかったかなんて正確に覚えてはいませんし、見積もりに合わせたいという意志も働くので、多すぎるか少なくすぎるかのどちらかです。割り込みがはいって一時中断しようものなら、もはや記録した時..

チャージは大金でする

私は週末に週次レビューをしてます。その時のチェックリストをEXCELで作ってますが、これを印刷して、毎週ノートに張って、ペンでチェックしながらレビューを進めてます。一度に印刷する使っているノートは、A6サイズという A4の四分の一サイズのノートです。このため、iPrint という縮小印刷ツールを使って、4段組印刷をして、これをチョキチョキ切ってノートのサイズにしてます。この時、チェックリストは10ページ位まとめて印刷します。大体1年分ですね。これを一度に印刷して、全..

30秒で返信せよ!

山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ受信したメールを処理済としていい場合は大別して2つだけです。・必要な情報を抜き取って、もう不要になること・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうことこの状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。もちろん、タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、..

メールはプルシステム3

以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..

メールはプルシステム2

以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..

メールはプルシステム1

以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。メールの処理時間を効率化するメールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれ..

面接質問「どんな貢献ができますか?」

面接の質問の流れですが、ウチの会社では、昇進面接、中途面接ともに同じような内容です。調べてみると、どこの会社でもほぼ似たようなものですね。1.自己紹介をしてください2.過去×年のなかで、特に成果の高かった業務を2つ上げてください3.なぜその成果が高かったのですか?4.その活動の中で、どのような困難があり、どのように乗り越えましたか?5.あなたの強み、弱みを教えてください。6.あなたの強み、弱みをどのように活用していま..

Pomodoroテクニック

Pomodoro法(ポモドーロ テクニック)というのをごぞんじでしょうか?まぁ、簡単に言ってしまえば25分間は集中して仕事をし、5分間休憩する。ただそれだけを繰り返す、というルールで作業をするようにするものなんですけど。非常にシンプルですが、意外と集中力が高まります。まず、割り込みを入れてはいけない、というルールがあります。この間他のことをやってはいけないという意識が働くので、25分間だけがんばろう、みたいになります。それがいい..

リスクマネジメント:4つのリスクに備える

仕事をする上で、予定通り物事が進んだためしがありません。かならず何かの問題があります。これを事前に、可能な限り検討しておくことを「リスクマネジメント」と呼びます。ところが、結構このリスクを考えられない人がいます。私が勝手に「猪突型」と呼んでいる人たち。なるべくならこういう人と一緒に仕事をしたくないんですけどね。猪突型の人は、自分がやろうとしたことがうまくいくことしか考えてません。40年も前の高度経済成長期だったら、頑張れば何かし..

成果を上げる5つの条件

より高い成果を上げるためには、成果が出せる仕組みを作ることが大切です。ではその仕組とはどのようなものでしょうか?仕組み自体は、業態や担当している業務によって様々な形がありますが、必ず必要になるものは普遍的にあります。P.F.ドラッガーはこれを5つの条件としてまとめ、『経営者の条件』に記述しています。1.時間を管理すること2.貢献に焦点を合わせること3.強みを生かすこと4.重要なことに集中すること5.成果をあげる意思決定..

時間を創造する

考える力は、他人が出した結論を見るだけでは絶対に付きません。自分の頭で考え、それを整理し、行動してそれをさらに最初の考えにフィードバックするというループによってのみ強化されます。本カテゴリでは、さまざまなテーマを設問としてご紹介していきます。そのテーマについて、ノートに自分の考えを書き出して、それから導き出される結論に基づくアクションを決定して行動してみてください。その結果自分の考えがどのように変わったのか、一度このノートをを見..

 

 

■同じテーマの記事

知ってる?知らない?Excel+マウスの便利技

Excel上でマウスを使った簡単な便利ワザをご紹介します。連番を簡単に入力する(オートフィル)セルに数字を書いて、そのセルの右下でマウスカーソルが "+" になったところで下へドラッグすると、ドラッグした範囲にその数字がコピーされますね。これを使うと、あとでその数字を連番に変更する事もできるのですが、CTRL キーを押しながらドラッグすると、連番になります。CTRL キーを押すのが面倒なときは、縦方向の 2 つのセルに順番に1、2と書いて、..