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仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

30秒で返信せよ!

 


山のように送られてくるメール。ちょっと気を抜くと、受信トレイには未読の山…

■メールの最適な処置は削除と返信とアーカイブ


受信したメールを処理済としていい場合は大別して2つだけです。

 ・必要な情報を抜き取って、もう不要になること
 ・投げかけられた質問や依頼事項などに答えてしまうこと

この状態にしてしまえば、そのメールはもうなくても構いません。
もちろん、タスクの実行結果としてのデータベースの役割は残っているので、ゴミ箱行きにはなりませんが、すでに「生きているメール」ではなく、ログとしての意味しか持たなくなっているはず。

つまり、メールの受信に対してするべきアクションとしては

 ・もう2度と参照することがないと思う  ⇒ 削除する
 ・プロジェクトのログにしておく    ⇒ アーカイブする
 ・なにかの返事が必要         ⇒ 返信する

この3パターンしかない事になります。

メール処理が遅い人は、さらにもう一つのアクションがあります。

 ・あとでもう一度じっくり考えようとする ⇒ 読むだけで何もしない

これがメール処理に時間が掛かる原因です。

 

 

■即座に返信する


一時期、メールの返信までの時間を測定して、改善しようとしていた頃がありました。

その時に作ったルールがこれ。

 メールは30秒以内に返信せよ!

メールを開いたら、30秒以内に

 ・削除する
 ・アーカイブする
 ・返信する

を決めて、その措置を終了させる、ということです。

返信を書こうとして30秒は短いですよ。
せいぜい40〜50文字を書くのが限界です。

何かの依頼メールだったとすれば、

 「了解しました。○○月○○日までに再度ご連絡します」

と書いて、送信(ALT+S)を押すくらいしかできません。

 「え〜っと、今日は何日だっけ…? あ、10日だから、明後日までには12日か…」

などと考えていたら、もう時間切れです。
なので、Google IMEはすごく便利でした。「あさって」と入力すると、明後日の日付に変換してくれるので。予測変換も超便利。

さらに別記事で書いたように、

 ・日本語入力で「りょう」と入力すれば「了解しました。」と変換できるように辞書を教育
   例: りょう → 了解しました。
      ほい  → 会議室○○ 時間:○○〜○○
      てん  → 転送します。ご参考まで。
      よろ  → よろしくお願いします。
      あで  → 後ほどお電話します。
      あへ  → 後ほど確認してご連絡します。
      おせ  → お世話になります。○○会社○○です。(○○は私の名前・会社名)
 ・ALT+SHIFT+1,2,3,4のようにキー入力だけで、必要なフォルダに振り分けられるようにした
 ・返信用のテンプレートを用意
 ・「○○さん。(私の名前)です」などの定型文を自動挿入にした
 ・引用はしなくした
 ・返信・送信ボタンなどのアクションもCTRL+??などのキーで処理できるようにした

などなどいろいろやって、文章をなるべく長く入力できるような工夫を続けました。

さすがにこれは辛くて、半年ほどでやめてしまいましたが、そのおかげでメールの返信がめちゃめちゃ早くなりました。
こういう無理なストレッチもやってみるもんですね。

どのくらい効果があったかというと、

 1日のメールを読んでいる時間が4時間から1時間弱になった

メールの量は殆ど変わってません。若干増えたくらいです。

いまでも、時々「今週は30秒週間」と銘打って高速返信のストレッチをやってます。

■すぐに返信してはいけないメール


ただし、例外があります。

 1日以上寝かせてから返信するメール

も必要です。それはマイナスの感情を持った時です。

メールを読んで「カチン」ときたり、「ムッ」としたりした時には、どうしても言葉が荒くなったり、ツッケンドンな返事になりがちです。
メールは恐ろしくて、こういった感情が増幅されてやりとりされる危険があります。

したがって、メールを読んで「ちょっとマイナス感情を持った」と感じたら、それは返信だけ書いて(あるいは書かずに)、草稿ボックスに入れておきます。翌日になって冷静になってから送信するようにしてます。

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