読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

仕事のヒント

「仕事がうまくいく→給料が上がる」のいくつかのヒント

EXCELの小技-土日のない連続日付、見るだけ合計、アイコンセット、スパークライン

 

■土日を飛ばした連続日付の入力


Excelでスケジュールや作業進捗の管理をされることも多いと思います。
日付データを入力してオートフィル(十)すると、連続日付が入力され便利です。
この時、休日は邪魔になりませんか?

ちょっと操作を変えると、休日を飛ばして稼働日だけを入力できます。

セルに開始日となる日付を入力してアクティブにし、セル右下のフィルハンドルを
ポイントして十字になったら、"右ドラッグ"します。
 ※マウスの右ボタンでドラッグ!!

任意の場所で手を放すとメニューが表示されるので、[連続データ(週日単位)]を
選択します。

土日を飛ばしてウィークデイだけが連続表示されます。
残念ながら、日本の祝日には対応していませんが・・・・・

右ドラッグの連続データには他にもいろいろな機能があり、オススメです。


■計算式を使わずに合計を出す


とりあえず、いくつか入力したセルの合計が知りたい時ってありますよね。

何かの数値を入力しておいて、「ここまでを合計すると…」とやるとき、=sum(....) みたいな計算式を入力しないと集計ができません。
一時的で良ければ、合計したいセルを選択してやれば、右下のステータスバーに合計が表示されてますので、簡単にはこれをやるようにするのが楽。

その他に、セルの数、平均値なども表示されてます。

集計したい対象のセルが離れている時には、CTRLキーを押しながらクリックしていくと、飛び飛びのセルでも合計ができます。

表示されている集計方法を変更するときには、

集計結果が表示されている所(ステータスバー;「オートカルク」と言うらしい)を右クリックしてやると、組み込みの計算方法が選択できるので、これで追加したり削除したりができます。

 

 

■条件付き書式とアイコンセット


ツールバーの「条件付き書式」を選択すると

 ・セルの強調表示ルール
 ・上位/下位ルール
 ・データバー
 ・カラースケール
 ・アイコンセット

が選択できる。

プレゼンなどで見やすい表を作るには、これらの活用をするとグラフィカルで見やすい表を作ることができる。

とくに、アイコンセットは、対象となる値が、アイコンを使って対象となるセルの状態を(こちらの協調したいことを目立たせて)表示できるので、注目度を上げることができるようになる。
もちろん、いちいちアイコンをオートシェイプとして書き込むことができるが、これだと、毎月使い回しをしたり、値を修正した場合に自動的に変わるようにならないので、手間がかかる上に、ミスが目立ちやすい。
ミスしないように、自動化するのは効率化のキホン。

■スパークライン


表の中に、ちょっとしたグラフを入れて見栄えを良くすることができるのが、スパークライン。

やり方は、グラフを入れたいセルを選択しておいて、

1.挿入→スパークラインを指定
2.「データ範囲(N)」で対象と範囲を指定

たったこれだけ。

表示できる表のパターンは大差な表現が可能なので、一度凝ったものも作ってみると、次から簡単に使えるようになる。


■同じテーマの記事

図解のコツ2:単語を抜き出す

前回の記事で、「図解のはカタマリを作ること」と書きました。図解の最初のステップはカタマリを作ること図解とは、「位置/配置」に情報を盛り込むこと例えば、有名な情報整理術に、「KJ 法」というものがあります。考案者である文化人類学者・川喜田二郎氏のイニシャルをとってこう呼ばれています。ここでは詳しくは説明しませんが、キーワードを書いたカード、新聞や雑誌の切り抜きといったもの..

図解のコツ1:カタマリを作る

ホワイトボードに説明を書いてもらったときや、パワーポイントなどにまとめたときなどに「説明が上手いなあ」と思う人と、なにを書いているのかさっぱりわからない人がいます。文章を書くにしても図解をするにしても、こういうのがうまくできるようなコツがあります。過去記事でも何度か触れてますので、ちょっとご参考までに。過去に紹介した図解のコツ3つの習慣part1A4で議論する図解活用のメリットコミュニケーションよりコンバージョ..

習慣を改める習慣をつける

多くの仕事は考えなしに突撃すると失敗します。一方で、ある行動は習慣化して、考えずに行動することで、迅速にやれるようになります。習慣の力過去記事でも何度かふれてますが、習慣の力は自動車の運転を考えてみればわかります。教習所に通っていた頃、あるいは免許を取りたての頃は、ミラーを確認してシートベルトを締めてエンジンをかけて::(中略):後方確認をしてブレーキを緩めてアクセルをふかしながらゆっくりクラッ..

グロービス流ビジネス基礎力のチェックリスト2

『27歳からのMBA グロービス流ビジネス基礎力10』に載っていた、ビジネス基礎力のチェックリストをご紹介します。長文なので、3回に分けました。本日はその2回目。紹介「将来に、漠然とした不安がある」「今の自分に自信が持てない」「ビジネススキルを学びたいけれど、何から始めたらいいのかわからない」本書は、そんな悩みを抱える若手ビジネスパーソンに向けて、日本有数のビジネススクールであるグロービスの教授陣が書き下ろした「ビジネ..

「教える」のではなく「シェアする」意識

よく言われることですが、何かに熟達したいと思ったら、だれにでもできる方法があります。他人に教えることです。ただ、どうもこの「教える」というのはハードルが高いです。つい、自分に「他人に教える程の知識があるのか」と疑問に思っちゃいますので。でも、実は誰にでもできることなんです。「教える」こと子供の頃に、「先生が生徒に教える」というイメージがついているので、ある程度熟達した人が、未熟な人に対してやる行為みたいな気がします。..

図解とは位置・配置に情報を盛り込むこと

よく「図解」という言葉が使われますが、どうもこの意味を誤解していて、きれいなピクトグラムや挿絵を使って、ひと目で意図がわかるようなものを想像される方が多いようなのですが、こういう定義を「図解」に与えてしまうと、私のようなイメージ貧困なボンクラにはハードルが非常に高くなってしまいます。過去記事でも、「文字とマル、線と矢印だけで十分図解だ」などと書いてましたが、実際、絵を描くことと図解そのものには乖離があります。図..

「以下の通り」は使わない

複数の情報を書くときに、つい「以下の通り」って言葉を使いたくなります。実際にメールやレポートなどでよく見かけます。でも、これって冗長で、意味のない上に、「あとで説明するから」的な文章になってしまって、読みにくくなります。これを使わないように文章を構成すると、読みやすいスッキリした文章がかけると思っています。結構多用されているので、あまり気に留めていない人も少なくないみたいですが。説明は概要→詳細が基本『ロジカル..

早く帰りたければ、予定をいれなさい

プレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。でも、自己啓発の勉強がしたいとか、別の趣味があってなにかしたいと思っているような場合、やっぱり「今日は残業したくないな」という日も少な..

部下からの不平不満は上司の勲章

『課長のルール』という書籍から。部下に嫌われることを恐れるな誰だって人から嫌われたくはありません。部下とも末長く仲良くやっていきたいものなのですが、最近の若い世代は少々事情が許さなくなってきているようです。::(中略):おそらく部下に気を遣って気が引ける場面も多いことでしよう。しかし、部下に遠慮するのは絶対に禁物です(変に高圧的になってもだめですが)。さらにちよ..

期限はローリングで解釈する

よく「今週中にやります」とか言ってません?私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日?多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..